Jak sprawdzić firmę w KRS, CEIDG i REGON przed podpisaniem umowy

Telefon do firmy to dopiero początek. Zanim wpłacisz zaliczkę albo podpiszesz umowę, warto w kilka minut sprawdzić, z kim naprawdę masz do czynienia. W Polsce większość potrzebnych informacji jest jawna i dostępna bezpłatnie w internecie. Poniżej pokazujemy, który rejestr otworzyć w jakiej sytuacji i na co patrzeć na ekranie.

Który rejestr dla jakiej firmy

Pierwsze pytanie brzmi: kim jest druga strona? Spółki, na przykład spółka z ograniczoną odpowiedzialnością albo spółka akcyjna, są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego, czyli KRS. Jednoosobowe działalności gospodarcze, potocznie „firmy na NIP”, znajdziesz w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, czyli CEIDG. Spółki cywilne mają wpis w CEIDG po stronie wspólników, a ich dane identyfikacyjne uzupełniają się w rejestrze REGON prowadzonym przez Główny Urząd Statystyczny.

Jeżeli nie wiesz, od czego zacząć, wpisz numer NIP w wyszukiwarce REGON. System pokaże podstawowe dane podmiotu i podpowie, w którym rejestrze szukać dalej. Numer NIP wykonawca powinien podać bez problemu: widnieje na fakturze, ofercie i zwykle na stronie internetowej.

Co sprawdzić w KRS

Wyciąg z KRS zawiera pełną nazwę spółki, siedzibę i adres, formę prawną, datę wpisu, kapitał zakładowy oraz osoby uprawnione do reprezentowania spółki. To ostatnie jest ważne przy podpisywaniu umowy: wiesz, czy osoba, która składa podpis, ma do tego prawo. Warto porównać dane z wyciągu z tym, co firma podaje na stronie i w ofercie. Rozbieżność w nazwie lub adresie nie musi oznaczać oszustwa, bo firmy się przeprowadzają, ale jest dobrym powodem, żeby dopytać.

W wyciągu zwróć też uwagę na status. Wpis informuje o tym, czy spółka jest w likwidacji, czy toczy się wobec niej postępowanie upadłościowe albo restrukturyzacyjne. Takie informacje mogą dotyczyć zdolności do wykonania zlecenia, zwłaszcza dużego i rozłożonego w czasie.

Co sprawdzić w CEIDG

Wpis w CEIDG pokazuje imię i nazwisko przedsiębiorcy, nazwę firmy, adres prowadzenia działalności, numer NIP i REGON, status oraz zakres działalności według klasyfikacji PKD. Najważniejszy jest status. Przedsiębiorca może być aktywny, może mieć zawieszoną działalność albo być wykreślony z ewidencji. Firma zawieszona czasowo nie prowadzi działalności, więc oferta, którą dostajesz, powinna Cię zaniepokoić.

Sprawdź także, czy rodzaj działalności z wpisu zgadza się ze zleceniem. Rejestr zawiera kody PKD, a wykonawca remontowy zwykle ma wśród nich roboty budowlane lub instalacyjne. Brak odpowiedniego kodu nie przesądza o niczym, bo działalność można rozszerzyć, ale warto zapytać, dlaczego go nie ma.

REGON i wykaz podatników

Rejestr REGON potwierdza, że podmiot ma nadany numer statystyczny, a przy okazji pozwala zobaczyć jego adres i podstawowy rodzaj działalności. To szybka kontrola wstępna. Drugim narzędziem jest wykaz podatników VAT, nazywany białą listą, prowadzony przez Krajową Administrację Skarbową. Znajdziesz tam informację, czy podmiot jest zarejestrowany jako podatnik VAT, oraz numery rachunków bankowych zgłoszonych przez firmę. Jeżeli płacisz na rachunek, którego nie ma w wykazie, przy większej transakcji ryzykujesz kłopoty podatkowe, dlatego porównaj numer konta z faktury z tym, co widzisz w wykazie.

Co robić, gdy dane się nie zgadzają

Najpierw zadzwoń do firmy i zapytaj o rozbieżność. Wykonawca, który zmienił adres albo nazwę, zazwyczaj chętnie to wyjaśni. Jeśli odpowiedź jest wymijająca, poproś o dokument potwierdzający zmianę i odłóż płatność. Nie wpłacaj zaliczki na rachunek, którego nie możesz powiązać z firmą. Gdy podejrzewasz oszustwo, zachowaj korespondencję i skontaktuj się z policją albo, w sprawach konsumenckich, z rzecznikiem konsumentów.

Czego rejestry nie powiedzą

Rejestry potwierdzają formalne istnienie firmy, a nie jakość jej pracy. Nie dowiesz się z nich, czy wykonawca dotrzymuje terminów, ani czy jest rzetelny wobec klientów. Dlatego dobrym uzupełnieniem jest rozmowa z poprzednim klientem, obejrzenie wcześniejszych realizacji i porównanie kilku ofert. Katalog firmypolska.pl pomaga znaleźć telefon i adres, ale nie wystawia ocen i nie zastępuje tej kontroli.

Najczęstsze pytania

Źródła

1. Elektroniczny Krajowy Rejestr Sądowy – wyszukiwarka podmiotówekrs.ms.gov.pl · Ministerstwo Sprawiedliwości · sprawdzono 27 października 2026
2. Biznes.gov.pl – CEIDG i informacje dla przedsiębiorcówbiznes.gov.pl · sprawdzono 27 października 2026
3. Główny Urząd Statystyczny – rejestr REGONstat.gov.pl · sprawdzono 27 października 2026
4. Portal Podatkowy – wykaz podatników VATpodatki.gov.pl · sprawdzono 27 października 2026